01
Jede Kollegin arbeitet ein bisschen anders
Derselbe Ablauf, dasselbe Team, drei Varianten. Ohne gemeinsame Basis bringt keine Optimierung etwas, von KI ganz zu schweigen.
IT-Projektleitung für Hausverwaltungen
Innerhalb von 2 Monaten standardisierte Prozesse für deine Hausverwaltung
In den meisten Hausverwaltungen läuft derselbe Ablauf im selben Team bei jedem ein bisschen anders. Das kostet mehr Zeit als jede Software. Wir standardisieren deshalb zuerst eure Abläufe. Und wenn ein neues IT-System dazugehört, führen wir es sicher zum Go-Live, während euer Tagesgeschäft weiterläuft.
30 Minuten, unverbindlich. Danach weißt du, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 40+
- IT-Projekte sicher zum Go-Live geführt
- 5+
- Hausverwaltungen begleitet, von 50 bis 550 Objekten
- 20+
- Prozesse optimiert durch die Eliminierung manueller Zeitfresser
Die Ausgangslage
Kommt dir das bekannt vor?
Vier Muster, die uns in Hausverwaltungen immer wieder begegnen. Nicht alle treffen auf euch zu. Eins reicht, damit sich ein Gespräch lohnt.
- 02
Euer IT-System kann mehr, als ihr nutzt
Viele Funktionen sind nie eingerichtet worden. Excel-Listen laufen parallel weiter, und eure IT-Systeme sind nicht intelligent miteinander verzahnt.
- 03
Das Wissen hängt an wenigen Köpfen
Eine Person trägt das gesamte Prozess- und Systemwissen, ohne strukturierten Transfer in die Abteilungen. Fällt sie aus, steht der Betrieb.
- 04
Zu viele Themen gleichzeitig
Parallele Vorhaben bremsen sich gegenseitig. Was fehlt, ist nicht Einsatz, sondern eine Reihenfolge. Und jemand, der sie durchhält.
Was du wiedererkennst, ist genau der Punkt, an dem wir anfangen.
Das Ergebnis
Was sich für dich ändert
Du verwaltest mehr Einheiten, ohne neue Stellen zu schaffen
Du weißt vor der Unterschrift, ob sich das IT-System rechnet oder ob es auch ohne geht
Dein Tagesgeschäft läuft weiter, während das IT-Projekt läuft
Deine Leute ziehen mit und fühlen sich am ersten Tag mit den neuen Abläufen sicher
Dein Dienstleister bleibt auf Kurs, weil jemand die Fragen stellt, die er nicht gestellt bekommen will
Eure Abläufe sind dokumentiert, inklusive Vertretung. Urlaub stoppt dann nichts mehr
Leistungen
Drei Wege, je nachdem wo ihr steht
Meistens beginnt es beim Prozess. Manchmal steht das IT-System schon fest. Und manchmal ist zuerst die Reihenfolge zu klären.
Der Anfang
Prozessoptimierung und KI-Integration
Derselbe Ablauf läuft im selben Team bei jedem ein bisschen anders. Wir nehmen eure Kernprozesse auf, machen die Engpässe sichtbar und legen mit euch den Soll-Prozess fest.
- Ist-Prozess je Kernprozess aufnehmen: ein bis zwei Termine, keine Workshop-Serie
- Engpässe benennen: wo Umwege entstehen und wo Arbeit doppelt anfällt
- Quick-Wins, die sofort entlasten, ohne auf Änderungen im IT-System zu warten
- Soll-Prozess festlegen und dokumentieren
- Vertretungsregelung je Prozess, damit Urlaub den Ablauf nicht stoppt
- Die Einführung richtet sich danach, welche Ressourcen ihr habt und wie euer Team mit Veränderung umgeht
Danach
Ein verbindlicher Soll-Prozess je Kernprozess, dokumentiert und im Alltag angekommen. Das Tempo der Einführung bestimmt danach ihr.
2 Monate bis zum Soll-ProzessMehr erfahren
Wenn ein IT-System dazukommt
IT-Projektleitung und Go-Live
Ein neues ERP-, DMS- oder CRM-System kommt ins Haus. Wir übernehmen die Projektleitung, führen euren Dienstleister und bringen das IT-System stabil zum Go-Live, während das Tagesgeschäft weiterläuft.
- Projektorganisation, die neben dem Tagesgeschäft leistbar bleibt
- Externe Dienstleister fachlich und organisatorisch führen
- Entscheidungen herbeiführen statt vertagen
- Risiken früh sichtbar machen und aktiv steuern
- Prozessbasierte Schulungen durch den Softwareanbieter, gesteuert von uns
- Kurzvideos und Klick-Anleitungen erstellen eure Keyuser selbst, damit das Wissen im Haus bleibt
- Go-Live begleiten, vor Ort und remote, bis der neue Ablauf im Tagesgeschäft trägt
Danach
Ein stabiler, kontrollierter Go-Live. Euer Team arbeitet ab Tag eins sicher mit den neuen Abläufen.
6 bis 18 MonateMehr erfahren
Wenn zu viel gleichzeitig läuft
Digital-Strategie und IT-Tagesgeschäft
Das operative Geschäft drückt, und die strategischen Themen bleiben liegen. Genau die übernehmen wir. Wir klären, welches Problem die Digitalisierung bei euch lösen soll und was bewusst nicht dazugehört, und entwickeln daraus eine priorisierte Roadmap.
- Zielbild: welches Problem die Strategie lösen soll
- Fokus festlegen, auch auf das, was nicht dazugehört
- Status Quo: Systemlandschaft, Prozesse, Stakeholder, Systemkosten, digitaler Reifegrad
- IT-Systeme entlang eures Portfolios einordnen und bewerten, mit Blick auf den Markt
- Priorisierte Roadmap und IT-Systemlandschaft für 3–5 Jahre
- Sparring für die IT-Verantwortlichen, damit strategische Themen nicht liegen bleiben
- Wöchentliches Sparring mit der Geschäftsführung
Danach
Eine Roadmap für die nächsten drei bis fünf Jahre: Ihr wisst, was ihr in welcher Reihenfolge angeht und welche Themen ihr bewusst liegen lasst.
3 bis 6 MonateMehr erfahren
Unser Ansatz
IT-Projekte sind wie ein Haus
Vier Teile, die zusammengehören. Fehlt einer, merkt man es spätestens beim Go-Live.
01
Objektive Entscheidungsgrundlage
Ohne solides Fundament sackt es ab. Erst wird der Prozess verstanden, dann über das IT-System entschieden.
02
Projektführung
Ohne tragende Wände funktioniert es nicht. Entscheidungen werden herbeigeführt, Dienstleister geführt, Risiken früh sichtbar.
03
Ziel
Ohne festes Dach bleibt es undicht. Alle wissen, worauf das IT-Projekt hinausläuft. Und was bewusst nicht dazugehört.
04
Akzeptanz & Entlastung
Ohne Atmosphäre will niemand drin wohnen. Akzeptanz im Team hat Vorrang vor der Go-Live-Deadline.
Vorgehen
Vier Schritte, und nach jedem wisst ihr, woran ihr seid
Kein Projektaufbau, keine Workshop-Serie. Wir starten am Prozess und arbeiten uns bis zum Go-Live durch.
- 01
Auftakt & Setup
Ein Termin, eine Stunde: wer liefert was, bis wann. Alle notwendigen Arbeitssessions werden direkt für die nächsten Monate vorgeplant.
- Spielregeln und Verbindlichkeit gemeinsam festlegen
- Beteiligte am Workshop definieren
- Zusammenarbeit über MS365 besprechen
- Kick-Off für die Projektbeteiligten terminieren
- Zugriffe und Zugänge klären
- Wöchentlicher Status-Call von 30 Minuten
- 02
Ist-Prozess & Engpässe
Ein bis zwei Termine je Prozess, je nach Umfang und Teilprozessen, auf Basis eurer Zulieferung. Danach ist sichtbar, wo die größten Hebel liegen.
- Welche Abhängigkeiten zu anderen Abteilungen und Prozessen bestehen
- Welche Reihenfolgen gelebt werden und warum
- Wo Altlasten den reibungslosen Ablauf stören
- Quick-Wins, die sofort entlasten
- 03
Soll-Prozess & Umsetzungsplan
Die Reihenfolge der Aktivitäten wird so festgelegt, dass der Prozess die kürzeste Durchlaufzeit erreicht. Umgesetzt wird in drei Stufen.
- Stufe 1: Reihenfolge vereinheitlichen, Quick-Wins umsetzen und das IT-System voll ausschöpfen
- Stufe 2: Excel-Listen eliminieren und Medienbrüche vermeiden
- Stufe 3: Automatisierung über Workflows und KI-Integration
- Abgestimmt mit dem Softwarepartner, mit priorisierten Maßnahmen und Terminen
- 04
Umsetzung & Go-Live
Einrichtung im IT-System, Schulung, Test, Begleitung des Go-Lives, vor Ort und remote, bis der neue Ablauf im Tagesgeschäft trägt.
- Einrichtung zuerst im Testsystem, dann live
- Prozessbasierte Schulungen durch den Softwareanbieter, gesteuert von uns
- Kurzvideos und Klick-Anleitungen erstellen eure Keyuser selbst
- Eure Keyuser können es danach inhouse übernehmen
- Das Wissen ist im Unternehmen dokumentiert, nicht in einzelnen Köpfen
- Nach dem Go-Live schauen wir, was im Alltag ankommt und wo noch nachgesteuert werden muss
Unsere Rolle
Was wir dabei übernehmen
Die Adlerperspektive
Blick von oben, ohne Abteilungsbrille und ohne selbst im Tagesgeschäft zu sitzen.
Die Übersetzung
Zwischen eurem Fachbereich und dem IT-Dienstleister, damit rauskommt, was ihr euch vorgestellt habt.
Gesamtüberblick und Dokumentation
Damit euer Team sich auf seine Aufgaben konzentrieren kann.
Die Motivation der Beteiligten
Die Leute, die das IT-Projekt mitgestalten, leben die neuen Abläufe danach jeden Tag.
Hands-on, wo es nötig ist
Wenn eine Aufgabe das Tempo bremst und wir sie selbst erledigen können, machen wir das, statt sie im Projektplan zu parken.
Das offene Wort, wenn es klemmt
Wir sagen euch, woran es hakt, auch wenn es unbequem ist. Intern traut sich das oft niemand, und das kostet am Ende mehr als das Gespräch.
Fallstudie
Effizienzsteigerung in der Hausverwaltung
ERP-Ablösung in der Hausverwaltung
ERP-Einführung mit hoher Akzeptanz im Team
BEB+ Immobilienmanagement GmbH
Herausforderung
Komplexe Alt-Systemlandschaft mit wowinex und DOMUS. Wenig Erfahrung mit digitalen Strukturen und Change Management. Keine zentrale Prozesssteuerung.
Lösung
Schrittweise Einführung des ERP-Systems RELion in drei Go-Lives, begleitende Change-Workshops und der Aufbau klarer Rollenstrukturen für 100 Mitarbeitende.
Ergebnis
Alle Prozesse laufen in einem zentralen IT-System. Das neue ERP wird im Haus angenommen.
Wirkung
Das Team arbeitet inzwischen digital, transparent und selbstständig.
3 Go-Lives
100 Mitarbeitende mitgenommen
Systeme: RELion · wowinex · DOMUS
CRM-Auswahl in der Hausverwaltung
CRM-Auswahl, die das Team mitträgt
REM Hausverwaltung GmbH
Herausforderung
Keine zentrale Informationsverwaltung. Unterschiedliche Kommunikationswege zwischen den Abteilungen. Hohe Komplexität durch viele verschiedene Rollen.
Lösung
Gemeinsame Bedarfsanalyse und objektive Systemauswahl, begleitende Prozessoptimierung und gezielte Change-Formate.
Ergebnis
Ein objektiv ausgewähltes CRM-System (iDWELL), das von allen genutzt und akzeptiert wird.
Wirkung
Starkes Involvement des Teams und deutlich bessere Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
Mai 2026 Go-Live, danach schrittweiser Rollout
60 Mitarbeitende mitgenommen
Systeme: RELion One · Aareon Archiv Kompakt · iDWELL
Kundenstimmen
Was Auftraggeber sagen
„Bei uns wurden zahlreiche Digitalisierungsprojekte umgesetzt, die für mehr Effizienz und Transparenz in unseren Abläufen gesorgt haben."
Stefan Claus
Geschäftsführer, BEB+ Immobilienmanagement GmbH
„Fundiertes IT-Projektmanagement, verbunden mit einem außergewöhnlichen Gespür für Menschen."
Lena Borries
Geschäftsführerin, Berlin Recycling GmbH
„Ihre strukturierte, transparente Arbeitsweise und ihre tiefe fachliche Kompetenz machten sie für uns zu einer unverzichtbaren Partnerin."
Anton Navitski
Business Development Manager, Invia Group
„Ihre strukturierte Herangehensweise und exzellente Kommunikationsfähigkeiten haben maßgeblich zum Erfolg unserer Projekte beigetragen."
Christian Glaschke
Geschäftsführer, Glasholz GmbH
Systeme
Diese IT-Systeme kennen wir aus der Praxis
Nicht aus dem Handbuch, sondern aus Einführungen, Anbieterauswahlen und Ablösungen in laufenden Betrieben.
ERP
Einführung, Ablösung, Cloudmigration.
- RELion 10
- RELion One
- iX-Haus
- DOMUS
- wowinex
DMS
Digitale Ablage und Rechnungsfreigabe.
- enaio
- ELO
- DocuWare
- Aareon Archiv Kompakt
CRM & Portale
Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern.
- facilioo
- iDWELL
- casavi
- Vulcavo
- 365.immo
- Everreal
Euer IT-System ist nicht dabei? Das Vorgehen bleibt gleich. Wir arbeiten an eurem Prozess und vor allem in eurem Namen, nicht im Namen des Herstellers.
Über uns
Wer hinter Klarcon steht
Klarcon, das sind Sandra Weber und Marc Sund, dazu ein Team aus ausgewählten Expertinnen und Experten im Hintergrund für alle weiteren Themen. Sandra ist Expertin für IT-Systemeinführungen und Prozessoptimierung, Marc für Change Management und KI. Für uns alle gilt: Prozess vor System.
Sandra Weber
IT-Systemeinführung und Prozessmanagement
Sandra führt IT-Systeme in Hausverwaltungen zum Go-Live: ERP, DMS und CRM, über 20 Einführungen bisher. Vier Jahre war sie selbst Teamleiterin IT in einer Hausverwaltung mit 12.000 Einheiten und 100 Mitarbeitenden.
- 20+ IT-Systemeinführungen zum Go-Live geführt: ERP, DMS und CRM
- Schnittstelle zwischen Hausverwaltung und Softwarepartner
- 4 Jahre Teamleiterin IT in einer Hausverwaltung mit 12.000 Einheiten und 100 Mitarbeitenden
Marc Sund
Change Management und KI
Marc kommt aus der Personalarbeit. Als Interim-Abteilungsleiter Personal hat er eine Personal- und Organisationsstrategie umgesetzt und Führungskräfte gecoacht. Sein zweiter Schwerpunkt ist KI: Er bewertet und priorisiert KI-Vorhaben und setzt die Governance dafür auf.
- Interim-Abteilungsleiter Personal, Compliance und Qualitätsmanagement
- AI Project Lead und AI Transformation Manager (EU AI Act, ISO 27001)
- NLP-Trainer für Moderation und Konfliktklärung, Mentor und Coach
Dein Projektteam ist unser Team auf Zeit.
Mehr über unsKostenfreier Projekt-Status-Check
30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
Du schilderst uns, wo ihr gerade steht. Wir sagen dir, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 30 Minuten
- Unverbindlich
- Ohne Angebot im Anschluss
