Dokumentenmanagement
Aareon Archiv Kompakt einführen, ohne die Ablage zweimal zu bauen
Am Ende liegt jedes Dokument dort, wo ihr es sucht: nach festen Indizes abgelegt, mit klaren Berechtigungen und aus der Buchung heraus zu öffnen. Die Arbeit dafür steckt nicht in der Installation, sondern in Ablagestruktur, Indizes und Berechtigungen. Wer das im laufenden Betrieb nachträgt, macht es zweimal.
Typische Dauer: 6 bis 9 Monate
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Eine Ablage, die nicht nachsortiert werden muss
Strukturen und Indizes je Dokumentart stehen vor dem Go-Live fest, gemeinsam mit den Fachbereichen entschieden.
Jeder sieht, was er sehen darf
Das Berechtigungskonzept ist aus dem Organigramm abgeleitet, statt aus dem Bauch vergeben.
Der Posteingang ist digital
Barcode-Stempel und Scan-Arbeitsplätze laufen, die Post wird nach festen Regeln an die Fachbereiche verteilt.
Dokumente öffnen sich aus der Buchung
Das DMS ist ans ERP angebunden, Rechnungen sind zehn Jahre nach GoBD aufbewahrt.
Ablauf
Vier Etappen bis zur digitalen Ablage
- 01
Anforderungen und Anbietergespräche
Bevor über Konfiguration geredet wird, steht der Anforderungskatalog. Er ist später auch die Abnahmegrundlage.
- Anforderungskatalog je Fachbereich aufnehmen und priorisieren
- Anforderungen mit dem Anbieter durchgehen und Machbares von Wunsch trennen
- Der Katalog wird zur Abnahmedatei: Was drinsteht, wird am Ende geprüft
- 02
Ablagestruktur, Indizes und Berechtigungen
Das Herzstück. Danach ist festgelegt, wo ein Dokument liegt, woran es wiedergefunden wird und wer es sehen darf.
- Strukturen und Indizes je Dokumentart festlegen, gemeinsam mit den Fachbereichen
- Berechtigungskonzept je Benutzergruppe, abgeleitet aus dem Organigramm
- Freigabegrenzen je Benutzer definieren, wo Dokumente Freigaben auslösen
- Aufbewahrungsfristen berücksichtigen, zehn Jahre für Rechnungen nach GoBD
- 03
Posteingang und Barcode
Der Punkt, an dem Papier aufhört. Ohne ihn bleibt das DMS ein besseres Laufwerk.
- Barcode-Stempel und Scan-Arbeitsplätze einrichten
- Regeln für die Verteilung des Posteingangs an die Fachbereiche
- Anbindung ans ERP, damit Dokumente aus der Buchung heraus geöffnet werden
- 04
Schulung, Test und Go-Live
Prozessbasiert geschult, nicht funktionsbasiert. Die Keyuser erstellen die Kurzanleitungen selbst.
- Systemtests entlang des Anforderungskatalogs
- Prozessbasierte Schulungen durch den Softwareanbieter, gesteuert von uns
- Kurzvideos und Klick-Anleitungen durch eure Keyuser
- Schlussabnahme gegen den Anforderungskatalog
Erfahrungswerte
Woran es in DMS-Projekten meistens hakt
Die Ablagestruktur wird zu spät entschieden
Wer erst nach dem Go-Live merkt, dass ein Index fehlt, sortiert Bestandsdokumente nach. Das ist der teuerste Fehler in solchen Projekten.
Berechtigungen werden aus dem Bauch vergeben
Ohne Ableitung aus dem Organigramm entstehen Sonderfälle, die niemand mehr pflegt.
Der Posteingang bleibt analog
Solange Post weiter verteilt und abgeheftet wird, läuft die digitale Ablage nebenher statt anstelle.
Geschult wird die Software, nicht der Ablauf
Wer eine Funktion kennt, aber nicht den eigenen Prozess darin, arbeitet nach zwei Wochen wieder wie vorher.
Kostenfreier Projekt-Status-Check
30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
Du schilderst uns, wo ihr gerade steht. Wir sagen dir, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 30 Minuten
- Unverbindlich
- Ohne Angebot im Anschluss
