Methode
Alle einbinden und trotzdem entscheiden
Am Ende steht ein Anforderungskatalog, den alle Beteiligten mittragen und der dreimal arbeitet: bei der Auswahl, im Vertrag und bei der Abnahme. Nur mit der Geschäftsführung aufgenommen geht es schneller und schief. Der Unterschied liegt nicht im Aufwand, sondern in der Struktur.
Typische Dauer: 4 bis 8 Wochen bis zum fertigen Katalog
Warum sich das lohnt
Der Katalog arbeitet dreimal
Bei der Auswahl
Anbieter werden am selben Katalog gemessen. Damit sind Termine vergleichbar, statt dass der überzeugendste gewinnt.
Beim Vertrag
Der Katalog wird Anlage zum Vertrag. Was drinsteht, ist zugesagt. Ohne ihn verhandelt ihr später ohne Grundlage.
Bei der Abnahme
Am Ende wird gegen denselben Katalog geprüft. Kein Streit darüber, was eigentlich vereinbart war.
Und nebenbei bei der Akzeptanz
Wer seine Anforderung im Katalog wiederfindet, trägt die Einführung mit. Das ist kein Nebeneffekt, sondern der halbe Projekterfolg.
Vorgehen
Vom Zuruf zum belastbaren Katalog
- 01
Wer gehört an den Tisch
Bevor Anforderungen gesammelt werden, wird geklärt, wessen Anforderungen zählen.
- Stakeholderanalyse: wer entscheidet, wer ist betroffen, wer muss mitziehen
- Je Fachbereich eine benannte Person statt einer offenen Runde
- Auch die Bereiche, die selten gefragt werden: Hauswarte, Buchhaltung, Empfang
- 02
Anforderungen je Fachbereich sammeln
Am eigenen Prozess entlang, nicht an einer Funktionsliste des Anbieters.
- Ausgehen vom Ist-Prozess: Was hakt heute konkret?
- Anforderungen als Sätze formulieren, nicht als Stichworte
- Doppelungen zwischen Bereichen zusammenführen und sichtbar machen
- 03
Nach Muss und Kann trennen
Der Schritt, der aus einer Wunschliste eine Entscheidungsgrundlage macht.
- Muss: ohne das ist ein System nicht einsetzbar
- Kann: nützlich, aber kein Ausschlusskriterium
- Die Trennung machen die Fachbereiche selbst, nicht die Projektleitung
- Wenn alles ein Muss ist, ist nichts eines. Dann wird noch einmal priorisiert
- 04
Mit dem Anbieter challengen
Erst im Gespräch zeigt sich, was wirklich geht und was nur so klingt.
- Anforderungen einzeln durchgehen statt eine Liste zu verschicken
- Antworten festhalten: Standard, Anpassung, oder nicht möglich
- Was eine Anpassung braucht, bekommt eine Aufwandsschätzung
Kostenfreier Projekt-Status-Check
30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
Du schilderst uns, wo ihr gerade steht. Wir sagen dir, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 30 Minuten
- Unverbindlich
- Ohne Angebot im Anschluss
