Prozessoptimierung
Zwanzig Schritte, fünf Rollen, vier Systeme
Am Ende läuft die Abrechnung nach einem verbindlichen Ablauf: Fehlende Rechnungen fallen früh auf, die Freigabe hat einen klaren Verteiler, und der Zustellnachweis liegt im DMS. Heute läuft dieser Prozess in fast jeder Hausverwaltung bei jedem ein bisschen anders.
Typische Dauer: 2 bis 6 Monate
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Ein Soll-Prozess für alle
Statt so vieler Varianten wie Mitarbeitende gibt es einen verbindlichen Ablauf. Damit wird Vertretung möglich.
Die Vollständigkeit wird vorn geprüft
Der Sachkontenauszug zeigt früh, welche Rechnung fehlt. Sie wird mit Frist abgefordert, statt beim Erstellen Wochen zu verlieren.
Klare Freigabe
Die zuständigen Rollen geben frei, mit einem festen Verteiler.
Ein Zustellnachweis, der auffindbar ist
Er liegt im DMS, falls ein Widerspruch kommt, und nicht in einem Postfach.
Der Ablauf
Wie die Abrechnung tatsächlich durchs Haus läuft
So sieht der Prozess aus, wenn man ihn aufnimmt statt beschreibt. Vier Abschnitte, dazwischen die Übergaben, an denen Zeit verloren geht.
- 01
Zählerstände erfassen
Der Abschnitt mit den meisten Beteiligten und den meisten Medienbrüchen.
- Zählerliste erstellen und an die Verwaltung geben
- Verwaltung sendet die Liste an die Hauswarte
- Hauswarte lesen ab und tragen ein, oft handschriftlich und per E-Mail zurück
- Listen nachbereiten und die Stände an die Versorger melden
- 02
Heizkosten und Abrechnerdaten
Hier arbeitet ihr mit einem Dritten. Dessen Termine bestimmen euren Takt mit.
- L- und M-Sätze anlegen und an den Abrechner melden
- Heizkosten ermitteln und übergeben
- Heizkostenabrechnung prüfen und freigeben
- Abrechnungsdaten herunterladen und ins ERP einspielen
- 03
Vollständigkeit prüfen und erstellen
Der Schritt, den ein System nicht abnimmt. Aber der, den man verlässlich machen kann.
- Sachkontenauszug abrufen: Sind alle Rechnungen da, ist nichts gestoppt?
- Fehlende Rechnungen gezielt abfordern, mit Frist
- Betriebskostenabrechnung erstellen
- Freigabe durch die zuständigen Rollen, mit klarem Verteiler
- 04
Erzeugen, versenden, verbuchen, archivieren
Der Abschnitt, der oft nicht zu Ende gedacht ist. Vor allem der Zustellnachweis.
- Abrechnung im ERP erzeugen
- Versand, je nach Haus über Post oder Hauswart
- Buchhaltung informieren und Abrechnung verbuchen
- Zustellnachweis im DMS archivieren, damit er bei Widerspruch auffindbar ist
Die üblichen Stellen
Wo im Abrechnungsprozess Zeit verloren geht
Die Zählerliste läuft dreimal hin und her
Erstellen, versenden, ausfüllen, zurücksenden, nachbereiten. Jede Übergabe ist eine Wartezeit und eine Fehlerquelle.
Jeder rechnet ein bisschen anders ab
Ohne verbindlichen Soll-Prozess entstehen so viele Varianten wie Mitarbeitende. Vertretung wird dann unmöglich.
Fehlende Rechnungen fallen zu spät auf
Wer die Vollständigkeit erst beim Erstellen prüft, verliert Wochen. Die Prüfung gehört nach vorn.
Der Zustellnachweis ist nicht auffindbar
Bei Widerspruch zählt, ob die Zustellung belegbar ist. Wenn der Nachweis in einem Postfach liegt statt im DMS, wird es teuer.
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