Systemauswahl
Eine Entscheidung, die auch in zwei Jahren noch trägt
Am Ende steht eine begründete Entscheidung: mit Bewertung, Kosten und klarer Empfehlung, getragen von den Bereichen, die später damit arbeiten. Sonst wird nach dem überzeugendsten Termin ausgewählt, und das rächt sich in der Einführung.
Typische Dauer: rund 6 Monate
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Eine Entscheidungsgrundlage mit Empfehlung
Bewertung je Anbieter, Kosten und eine klare Empfehlung, präsentiert vor der Bereichsleitung.
Anbieter, die vergleichbar sind
Alle wurden an eurem Katalog und euren echten Fällen gemessen, mit denselben Beteiligten in jedem Termin.
Eine Rechnung, die hält
Einsparpotenzial je Prozess und Wirtschaftlichkeit über mehrere Jahre, inklusive Einführungsaufwand.
Mitentschieden statt übergestülpt
Wer bei der Auswahl mitentschieden hat, arbeitet danach mit dem System statt dagegen.
Vorgehen
Von der Anforderung zur begründeten Empfehlung
- 01
Anforderungen je Fachbereich
Wer später damit arbeitet, schreibt mit auf, was das System können muss.
- Anforderungskatalog je Bereich, getrennt nach Muss und Kann
- Stakeholderanalyse: wer entscheidet, wer ist betroffen, wer muss mitziehen
- Schnittstellen zum ERP von Anfang an als Anforderung führen
- 02
Anbietersessions, die vergleichbar sind
Ohne feste Agenda zeigt jeder Anbieter das, worin er gut ist. Danach ist nichts vergleichbar.
- Feste Agenda je Termin, an eurem Katalog entlang
- Eure echten Fälle vorführen lassen, nicht die Demo des Anbieters
- Dieselben Beteiligten in allen Terminen
- 03
Bewerten und rechnen
Zwei Antworten: Passt es fachlich, und lohnt es sich?
- Bewertungsbogen je Anbieter, ausgefüllt von den Beteiligten
- Einsparpotenzial je Prozess abschätzen, statt pauschal zu argumentieren
- Wirtschaftlichkeit über mehrere Jahre rechnen, inklusive Einführungsaufwand
- 04
Entscheidungsgrundlage und Präsentation
Am Ende steht ein Papier, das eine Entscheidung möglich macht, und ein Termin, in dem sie fällt.
- Entscheidungsgrundlage mit Bewertung, Kosten und klarer Empfehlung
- Ergebnispräsentation für die Bereichsleitung
- Die unterlegenen Anbieter mit Begründung absagen, das gehört dazu
Warum das sechs Monate dauert
Und warum die Zeit gut angelegt ist
Alle Bereiche sitzen mit am Tisch
Ein Portal berührt Verwaltung, Technik, Buchhaltung und die Hauswarte. Termine mit allen brauchen Vorlauf, und genau dieser Vorlauf trägt die Einführung später.
Die Auswahl ist die halbe Einführung
Wer im Auswahlprozess mitentschieden hat, arbeitet danach mit dem System statt dagegen. Das spart im Rollout mehr Zeit, als die Auswahl gekostet hat.
Anbieter zeigen ihre Stärken, nicht eure Lücken
Erst wenn ihr eure eigenen Fälle vorführen lasst, wird sichtbar, was das System bei euch wirklich kann.
Eine Entscheidung ohne Rechnung hält nicht
Wenn später über Kosten diskutiert wird, muss die Grundlage vorliegen. Nachträglich lässt sie sich nicht mehr glaubwürdig erstellen.
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30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
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