Prozessoptimierung
Wer darf was beauftragen, und ab wann fragt er
Am Ende weiß jeder, bis zu welchem Betrag er selbst beauftragen darf, Gewährleistungsfälle laufen nicht mehr über das eigene Budget, und jede Rechnung wird gegen Angebot und Abnahme geprüft. Ohne klare Freigabegrenzen entsteht entweder Stillstand oder ein Risiko.
Typische Dauer: 2 bis 6 Monate
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Schriftliche Freigabegrenzen
Gestaffelt vom Hauswart über die technische Abteilung bis zu Asset Management oder Geschäftsführung.
Die Gewährleistung wird geprüft
Fälle, die über den Bauträger laufen, werden erkannt, bevor sie aus dem eigenen Budget bezahlt werden.
Steuerung zwischen Auftrag und Rechnung
Eine eingeplante Zwischenkontrolle und ein unterzeichnetes Abnahmeprotokoll, statt erst bei der Rechnung hinzuschauen.
Alles am Vorgang
Angebot, Freigabe, Abnahme und Rechnung liegen zusammen. Die Rechnungsprüfung hat ihren Vergleich.
Der Ablauf
Vom Schaden bis zur geprüften Rechnung
- 01
Schaden aufnehmen und einordnen
Die erste Weiche entscheidet über den ganzen weiteren Weg.
- Meldung durch Mieter oder Hauswart, in einer Spur statt über drei Kanäle
- Gewährleistungsfall? Dann läuft es über den Bauträger, nicht über euer Budget
- Versicherungsschaden? Dann klassifizieren und den Versicherungszweig starten
- 02
Angebot und Freigabe
Hier gehört die Staffelung hin. Sie ist der Kern dieses Prozesses.
- Angebot erforderlich? Unterhalb einer Grenze wird direkt beauftragt
- Freigabegrenzen festlegen: zuerst Hauswart, dann technische Abteilung
- Bei größeren Beträgen über Asset Management oder Geschäftsführung
- Angebot und Freigabe ablegen, bevor beauftragt wird
- 03
Beauftragen und begleiten
Der Teil, der ohne Zwischenkontrolle regelmäßig aus dem Blick gerät.
- Dienstleister beauftragen, mit Terminvereinbarung über Mieter oder Hauswart
- Zwischenkontrolle einplanen, statt auf die Rechnung zu warten
- Fertigstellung melden lassen
- 04
Abnehmen und abrechnen
Ohne Abnahmeprotokoll fehlt bei Streit die Grundlage.
- Abnahme durchführen, wo sie nötig ist
- Abnahmeprotokoll vom Dienstleister prüfen und unterzeichnen
- Rechnung inhaltlich gegen Angebot und Abnahme prüfen
- Rechnung freigeben und mit dem Vorgang zusammen archivieren
Die üblichen Stellen
Woran es bei der Beauftragung hakt
Freigabegrenzen sind nicht schriftlich
Wenn niemand weiß, bis zu welchem Betrag er selbst entscheiden darf, wird entweder alles gefragt oder gar nichts.
Die Gewährleistung wird nicht geprüft
Ein Fall, der über die Gewährleistung liefe, wird aus dem eigenen Budget bezahlt. Das fällt in der Abrechnung niemandem mehr auf.
Es gibt keine Zwischenkontrolle
Zwischen Beauftragung und Rechnung liegt oft nichts. Wer erst bei der Rechnung hinschaut, kann nicht mehr steuern.
Angebot, Auftrag und Rechnung liegen an drei Orten
Bei der Rechnungsprüfung fehlt dann der Vergleich. Alles drei gehört an den Vorgang.
Kostenfreier Projekt-Status-Check
30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
Du schilderst uns, wo ihr gerade steht. Wir sagen dir, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 30 Minuten
- Unverbindlich
- Ohne Angebot im Anschluss
