Prozess und System
Rechnungen freigeben, ohne sie durchs Haus zu tragen
Am Ende läuft jede Rechnung, ob Papier oder elektronisch, in einer Spur: ausgelesen, im Workflow geprüft und freigegeben, im DMS archiviert und ans ERP zur Buchung übergeben. Kein Beleg wird mehr durchs Haus getragen, und Urlaub stoppt keine Rechnung.
Typische Dauer: 6 bis 9 Monate
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Eine Spur für alle Rechnungen
Papierrechnungen mit Barcode und elektronische Rechnungen im Eingangsformat laufen durch denselben Ablauf.
Weniger Handarbeit
Kreditor, Rechnungsnummer, Datum und Beträge werden maschinell ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Nur Unsicheres geht in die Nachbearbeitung.
Klare Freigaben mit Vertretung
Freigabegrenzen je Rolle und eine Vertretungsregelung stehen im Workflow.
Belege aus der Buchung heraus
Archiviert im DMS, zehn Jahre nach GoBD im Eingangsformat, und aus dem ERP heraus zu öffnen.
So läuft die Rechnung durchs Haus
Vom Eingang bis zur Buchung
- 01
Eingang und Erfassung
Papier und elektronische Rechnungen laufen ab hier in derselben Spur.
- Papierrechnungen mit Barcode-Stempel versehen und scannen
- Elektronische Rechnungen im Eingangsformat übernehmen, PDF bleibt PDF
- Maschinelles Auslesen: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Netto, Steuer, Brutto
- 02
Abgleich und Nachbearbeitung
Hier entscheidet sich, wie viel Handarbeit übrig bleibt. Und hier zeigt sich der Zustand eurer Stammdaten.
- Abgleich der ausgelesenen Daten mit den Kreditorenstammdaten
- Stammdaten vorher aufräumen: Nummer, Buchungskreis, Anschrift, USt-ID, Länderkennzeichen
- Was nicht sicher erkannt wurde, geht an einen Nachbearbeitungsplatz statt in die Freigabe
- 03
Prüfung und Freigabe
Der Teil, den die Fachbereiche merken. Deshalb wird er mit ihnen entworfen, nicht für sie.
- Sachliche und rechnerische Prüfung im Workflow, mit Vertretungsregelung
- Freigabegrenzen je Rolle festlegen: wer darf bis wohin freigeben
- Kontierung und Zuordnung zu Objekt und Einheit
- 04
Archivierung und Buchung
Am Ende steht ein Beleg, der aus der Buchung heraus zu öffnen ist.
- Ablage im DMS mit den Indizes aus dem Ablagekonzept
- Übergabe an das ERP als Buchungsvorschlag oder automatische Buchung
- Aufbewahrung zehn Jahre nach GoBD, unveränderbar und im Eingangsformat
Erfahrungswerte
Was vorher geklärt sein muss
Die Kreditorenstammdaten
Ohne vollständige Nummer, Buchungskreis, Anschrift und Länderkennzeichen erkennt kein System den Absender zuverlässig. Das ist Vorarbeit, keine Projektaufgabe.
Die Freigabegrenzen
Wer darf bis zu welchem Betrag freigeben, und wer springt bei Abwesenheit ein? Ungeklärt bleibt der Workflow stehen.
Die Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen müssen im Eingangsformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht, auch nicht zusätzlich zur Datei.
Die Vertretungsregelung
Urlaub darf keine Rechnung stoppen. Das gehört in den Prozess, nicht in eine Absprache auf dem Flur.
Kostenfreier Projekt-Status-Check
30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
Du schilderst uns, wo ihr gerade steht. Wir sagen dir, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 30 Minuten
- Unverbindlich
- Ohne Angebot im Anschluss
