ERP-Ablösung
Zwei Altsysteme auf ein ERP zusammenführen
Am Ende arbeitet ihr in einem ERP mit gemeinsamem Kontenplan, sauber migrierten Daten und geschulten Teams, Go-Live zum Jahreswechsel. Der Weg dahin ist kein Datenexport, sondern eine Folge von Entscheidungen über Kontenplan, Zuständigkeiten und Altdaten.
Typische Dauer: rund 24 Monate, schrittweise
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Ein ERP statt zwei
Ein gemeinsamer Kontenplan und eine Abrechnungsmatrix für das ganze Haus.
Daten, denen ihr traut
Mehrfach gefahrene Importe und gegengeprüfte Testobjekte, bevor echte Daten umziehen.
Teams, die sicher arbeiten
Grundlagen- und Keyuser-Schulungen, eine Testwoche mit allen Beteiligten und Begleitung in den ersten Tagen nach dem Go-Live.
Betrieb ohne Bruch
Ein Altsystem nach dem anderen, mit einem laufenden System als Rückfalllinie.
Ablauf
Fünf Etappen bis zum Jahreswechsel
- 01
Ausschreibung und Konzeption
Vor der Auswahl steht der Anforderungskatalog, nach der Auswahl die Konzeptionsworkshops je Modul.
- Anforderungen je Fachbereich erheben und mit den Anbietern challengen
- Konzeptionsworkshops je Modul, mit benannten Keyusern
- Keyuser je Modul festlegen: eine Person, die den Faden hält
- 02
Kontenplan und Abrechnungsmatrix
Die Entscheidung, die alles andere bestimmt. Zwei Häuser buchen unterschiedlich, das Zielsystem kennt nur einen Plan.
- Gemeinsamen Kontenplan abstimmen, zwischen Buchhaltung und Verwaltung
- Abrechnungsmatrix festlegen: welche Kostenart wird wie umgelegt
- Deadline setzen: Ohne finalen Kontenplan kann die Einrichtung nicht starten
- 03
Datenmigration je Altsystem
Stammdaten und Bewegungsdaten getrennt, je Altsystem eigene Workshops und eigene Importdateien.
- Adressen und Objekte zuerst, Bewegungsdaten in eigenen Durchläufen
- Testobjekte auf der Testdatenbank aufbauen und gegenprüfen
- Importdateien mehrfach fahren, bis das Ergebnis stabil ist
- Sollstellungen als eigener Schritt, kurz vor dem Go-Live
- 04
Systemtests und Schulungen
Erst schulen, dann testen lassen. Wer testet, ohne das System zu kennen, findet keine Fehler, sondern Bedienfragen.
- Grundlagenschulung, danach Keyuser-Schulungen je Bereich
- Kompaktworkshops für WEG und SEV: Hausgeldabrechnung, Buchungsprozesse, Wirtschaftsplan
- Systemtestliste aus den Kernprozessen, eine Testwoche mit allen Beteiligten
- 05
Go-Live zum Jahreswechsel
Ein ERP-Wechsel liegt auf dem 1. Januar. Alles andere verdoppelt die Arbeit im Abrechnungsjahr.
- Erste Sollstellung im neuen System begleitet
- Live-Start-Support in den ersten Tagen, vor Ort und remote
- Zweites Altsystem folgt im nächsten Zyklus, nicht parallel
Erfahrungswerte
Warum schrittweise und nicht auf einmal
Dieselben Menschen machen beides
Buchhaltung und Verwaltung migrieren nicht nebenbei. Zwei Altsysteme gleichzeitig bedeutet doppelte Belastung bei gleicher Mannschaft.
Der zweite Durchlauf ist der schnellere
Kontenplan, Einrichtung und Testverfahren stehen dann. Was beim ersten Altsystem Monate gedauert hat, geht beim zweiten deutlich zügiger.
Das Abrechnungsjahr gibt den Takt vor
Go-Live-Termine liegen auf dem Jahreswechsel. Zwischen zwei Terminen liegt ein Jahr, nicht ein Quartal.
Ein laufendes System bleibt als Rückfalllinie
Solange ein Altsystem produktiv ist, gibt es einen Ort, an dem der Betrieb sicher weiterläuft.
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