Entscheidungsgrundlage
Die teuerste Position auf der IT-Rechnung steht nicht drauf
Am Ende liegt eine Entscheidungsvorlage auf dem Tisch: Rentabilität über drei Jahre, der Zeitaufwand der Geschäftsführung in beiden Szenarien und eine klare Empfehlung. Denn wenn die Geschäftsführung einen halben Tag pro Woche mit IT verbringt, ist das der größte Posten im IT-Budget.
Typische Dauer: 4 bis 8 Wochen bis zur Entscheidungsvorlage
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Klarheit über die IT-Kosten
Die Rechnungen des Systemhauses über zwölf Monate ausgewertet, wiederkehrende und einmalige Positionen getrennt.
Eine klare Aufgabentrennung
Was intern machbar ist und was beim Dienstleister bleibt, weil es Spezialwissen oder Rufbereitschaft braucht.
Eine Entscheidung ohne Nachrechnen
Rentabilität über drei Jahre, Vollkosten und Ausfallrisiko eingepreist, mit klarer Empfehlung und den Annahmen dahinter.
Vorgehen
Von der Rechnung zur Entscheidung
- 01
Kosten analysieren
Zuerst wird sichtbar gemacht, wofür heute tatsächlich gezahlt wird.
- Rechnungen des Systemhauses über zwölf Monate auswerten
- Anfragen zusammenfassen: Wie viele, welcher Art, wie dringend?
- Wiederkehrende Positionen von einmaligen trennen
- Lizenz- und Softwarekosten getrennt betrachten, sie gehören nicht in diese Rechnung
- 02
Aufgaben zerlegen
Nicht alles muss extern bleiben, und nicht alles kann intern werden. Die Trennlinie ist die eigentliche Arbeit.
- Welche Aufgaben könnte jemand intern übernehmen?
- Was bleibt beim Dienstleister, weil es Spezialwissen oder Rufbereitschaft braucht?
- Wo entsteht durch die Übergabe an einen Externen mehr Aufwand als Nutzen?
- 03
Beide Seiten beziffern
Erst hier kommen Zahlen ins Spiel. Vorher wäre es ein Bauchgefühl mit Nachkommastellen.
- Vergleichsangebote einholen, nach einem einheitlichen Leitfaden
- Stellenbeschreibung für eine interne IT-Kraft entwerfen, damit klar ist, wovon geredet wird
- Vollkosten der Stelle rechnen: Gehalt, Nebenkosten, Arbeitsplatz, Weiterbildung
- Ausfallrisiko einpreisen: Urlaub, Krankheit, Kündigung
- 04
Entscheidungspapier
Eine Vorlage, mit der die Geschäftsführung entscheiden kann, ohne selbst nachzurechnen.
- Rentabilität über drei Jahre, nicht über ein Jahr
- Zeitaufwand der Geschäftsführung in beiden Szenarien ausweisen
- Klare Empfehlung, mit den Annahmen, auf denen sie steht
Erfahrungswerte
Ab wann sich eine eigene Stelle trägt
Ab 30 bis 50 Mitarbeitenden
Darunter reicht die Menge der Anfragen selten für eine ausgelastete Stelle. Darüber wird die Abstimmung mit einem Externen schnell aufwendiger als die Arbeit selbst.
Vor allem, wenn die Geschäftsführung viel damit zu tun hat
Das ist der eigentliche Auslöser. Wenn IT-Themen regelmäßig auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung landen, ist die Rechnung längst zugunsten einer internen Stelle entschieden, auch wenn die Rechnung des Systemhauses das nicht zeigt.
Es gibt einen dritten Weg
Systemhaus behalten, aber den Vertrag auf das reduzieren, was wirklich gebraucht wird. Oft ist das die günstigste Variante und die schnellste Entscheidung.
Eine Person allein ist ein Risiko
Eine interne Stelle braucht eine Rückfalllinie. Ganz ohne externen Partner ist kein Betrieb sicher, wenn diese eine Person ausfällt.
Kostenfreier Projekt-Status-Check
30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
Du schilderst uns, wo ihr gerade steht. Wir sagen dir, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 30 Minuten
- Unverbindlich
- Ohne Angebot im Anschluss
