Prozessoptimierung
Der Mahnlauf hat einen Stichtag, keine Stimmung
Am Ende startet der Mahnlauf an einem festen Stichtag ohne Rückfrage, die Freigaben sind je Vertragsart getrennt, und die Schreiben kommen aus dem ERP statt aus Word. Ein neues IT-System braucht es dafür meistens nicht: Das ERP kann deutlich mehr, als heute genutzt wird.
Typische Dauer: 2 bis 6 Monate
Das Ergebnis
Was ihr danach in der Hand habt
Ein Mahnlauf, der ohne Rückfrage startet
Stichtag, Fristen, Stufen und Texte stehen fest. Der Lauf beginnt, ohne dass jemand jedes Mal neu entscheidet.
Das ERP wird endlich richtig genutzt
In den meisten Häusern kann das vorhandene System deutlich mehr, als im Mahnlauf davon ankommt. Das ist der günstigste Hebel überhaupt: kein neues IT-System, nur richtig eingerichtet.
Vertretung ist möglich
Weil der Ablauf dokumentiert ist, kann ihn auch jemand übernehmen, der ihn nicht selbst aufgebaut hat.
Die Freigaben sind sauber getrennt
Je Vertragsart ist klar, wer entscheidet und wie lange das dauern darf.
Der Ablauf
Wie ein außergerichtlicher Mahnlauf wirklich läuft
Vier Abschnitte über zwei Abteilungen. Die Übergaben dazwischen sind die Stellen, an denen ein Mahnlauf kippt.
- 01
Vorlauf zum Stichtag
Der Lauf startet an einem festen Tag im Monat, nicht wenn jemand Zeit hat.
- Fester Stichtag im Monat, an dem der Mahnlauf beginnt
- Buchhaltung zieht die Rückstandsliste aus dem ERP
- Vorlauf als PDF an das Immobilienmanagement, objektweise
- Feste Frist zur Bearbeitung: zwei Arbeitstage nach Erhalt
- 02
Mahnsperren und kündigungsfähige Rückstände
Hier entscheidet das Immobilienmanagement, welcher Fall welchen Weg nimmt.
- Mahnsperren im ERP bearbeiten, mit Begründung
- Mieter mit kündigungsfähigem Rückstand prüfen und kennzeichnen
- Wohnen: Entscheidung liegt im Haus
- Gewerbe: Freigabe zur Kündigung beim Asset Management einholen
- Sondereigentumsverwaltung: Freigabe beim Eigentümer einholen
- Buchhaltung über die Entscheidungen zu fristlosen Kündigungen informieren
- 03
Fristlose Kündigungen
Der Teil mit den größten Folgen. Deshalb Freigabe und Zustellung schriftlich geregelt.
- Mahnsperre auf den Sperrgrund „fristlose Kündigung" setzen
- Kündigung erstellen, Freigabe gemäß Unterschriftenregelung
- Persönlich zustellen oder per Einschreiben mit Rückschein
- Termin mit dem Datum der Kündigung anlegen, mit beiden Teamleitungen und dem zuständigen Immobilienmanager
- 04
Mahnvorgänge und Schreiben
Der Abschnitt, den das ERP fast vollständig übernehmen kann, wenn man es lässt.
- Mahnvorgang je Zahlungseinheit anlegen
- Erst wenn alle Vorgänge registriert sind, gilt das Objekt als erledigt
- Spätzahler prüfen und aus der Mahnungsliste entfernen, bevor die Schreiben rausgehen
- Automatische Mahnschreiben je Zahlungseinheit erzeugen
- Nur die Sonderfälle einzeln: Ermahnung, Abmahnung, oberste Mahnstufe
Die üblichen Stellen
Wo ein Mahnlauf regelmäßig kippt
Es gibt keinen Stichtag und keine Frist
Ohne festen Termin im Monat und ohne verbindliche Rückmeldefrist verschiebt sich der Lauf von selbst nach hinten. Zwei Arbeitstage sind machbar, wenn sie vereinbart sind.
Die Freigabewege sind nicht getrennt
Wohnen, Gewerbe und Sondereigentum brauchen unterschiedliche Freigaben. Wenn das nicht auseinandergehalten wird, wartet jeder Fall auf die Freigabe, die er gar nicht braucht.
Spätzahler werden mitgemahnt
Wer nach dem Stichtag zahlt, aber vor dem Versand, bekommt trotzdem ein Schreiben. Das kostet Vertrauen und erzeugt Rückfragen, die niemand braucht.
Die Zustellung ist nicht belegbar
Bei einer fristlosen Kündigung zählt der Nachweis. Persönliche Zustellung oder Einschreiben mit Rückschein gehört in den Prozess, nicht in die Einzelfallentscheidung.
Serienbriefe statt ERP-Funktion
In vielen Häusern werden Mahnschreiben als Word-Serienbrief gebaut, obwohl das ERP sie je Zahlungseinheit erzeugen kann. Das ist der größte Zeitfresser im ganzen Lauf.
Niemand weiß, wann ein Objekt fertig ist
Ohne die Regel „erst wenn alle Mahnvorgänge registriert sind" bleibt offen, ob ein Objekt durch ist. Das merkt man erst im Folgemonat.
Kostenfreier Projekt-Status-Check
30 Minuten, und du weißt, wo eure Hebel liegen
Du schilderst uns, wo ihr gerade steht. Wir sagen dir, welche Stellschrauben du auch ohne uns angehen kannst.
- 30 Minuten
- Unverbindlich
- Ohne Angebot im Anschluss
