Prozessoptimierung

Zwei Stunden am Tag, die niemand vermisst

Post einzeln einscannen, sichten, per Mail weiterleiten, archivieren: In vielen Häusern ist das der Vormittag einer Person. Mit einem QR-Code auf der ersten Seite läuft derselbe Stapel in einem Durchgang durch. In einem Projekt sind so rund zwei Stunden Handarbeit am Tag weggefallen.

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Typische Dauer: 2 bis 4 Monate

Vorher und nachher

Derselbe Poststapel, zwei Wege

Heute

Heute: jedes Dokument einzeln

Dokument einzeln einscannen
Sichten und per E-Mail weiterleiten, mit Textbaustein und Zusatzinfos
Danach im System archivieren
Bei jedem Dokument von vorn

Nach der Zusammenarbeit

Danach: der ganze Stapel in einem Durchgang

QR-Code auf die erste Seite jedes Dokuments stempeln
Der Code enthält das Tagesdatum und die Archivzuordnung
Stapel in den Scanner, der Drucker trennt anhand des Codes
Das DMS liest aus, vergibt die Indizes und archiviert im passenden Archiv
Das Dokument geht automatisch an den zuständigen Verwalter

Was das bringt

Warum ausgerechnet der Posteingang

Rund zwei Stunden am Tag
So viel Handarbeit ist in einem Projekt weggefallen. Das ist kein Effizienzversprechen, sondern gemessen an einem echten Poststapel.
Es passiert jeden Tag
Anders als eine Jahresabrechnung läuft der Posteingang täglich. Jede eingesparte Minute zählt zweihundertmal im Jahr.
Es hängt nicht mehr an einer Person
Wenn die Zuordnung im Code steckt statt im Kopf, kann Urlaub vertreten werden.
Dokumente sind sofort auffindbar
Weil die Indizes beim Einlesen vergeben werden, liegt nichts mehr in einem Zwischenordner, den nur einer kennt.

Ablauf

Wie die Umstellung läuft

01
Ist-Prozess aufnehmen
Ein bis zwei Termine. Danach ist sichtbar, wie viele Handgriffe je Dokument anfallen.
- Welche Dokumentarten kommen täglich herein und in welcher Menge?
- Wer scannt, wer sichtet, wer verteilt?
- Wo wird heute abgelegt, und findet es jemand wieder?
02
Archivzuordnung festlegen
Der Kern der Sache. Was der QR-Code trägt, muss vorher entschieden sein.
- Welche Archive gibt es, und welche Dokumentart gehört wohin?
- Welche Indizes braucht es, damit ein Dokument wiedergefunden wird?
- Wer ist für welche Dokumentart der zuständige Empfänger?
03
Technik einrichten
Stempel, Scanner und DMS müssen zusammenspielen. Das ist Arbeit für den Softwarepartner, gesteuert von uns.
- QR-Stempel beschaffen und den Inhalt des Codes festlegen
- Scanner und Ablagepfad einrichten, Trennung anhand des Codes testen
- Automatische Weiterleitung an den Verwalter einrichten
- Prüfen, ob der Softwarepartner die Automatisierung anbietet oder ob es Zwischenschritte braucht
04
Testen und umstellen
Eine Woche parallel, dann umstellen. Nicht länger, sonst macht es niemand.
- Mit einer Dokumentart beginnen, nicht mit allen
- Fehlablagen sammeln und die Zuordnung nachschärfen
- Kurzanleitung durch die Person, die es täglich macht